Kerran yksi asiakas, yksinyrittäjä, sanoi, että olen hänen ainoa työkaverinsa”, mikkeliläisen Tilitoimisto Rikata Oy:n osakas Katri Reponen muistelee.
Kun yhteispeli tilitoimiston kanssa sujuu, yrittäjä voi keskittyä liiketoimintansa kehittämiseen.
Tilitoimistoyritys sai alkunsa, kun kolme entistä työkaveria päätti perustaa oman yrityksen vuonna 2007. Nykyään Mikkelin Graanilla sijaitsevassa yrityksessä työskentelee kolme henkilöä, josta kaksi on alkuperäisiä osakkaita. Nyrkkisääntönä tilitoimistopalvelujen kilpailutukseen Katri Reponen vinkkaa, että ensin kannattaa miettiä, paljonko taloushallinnon asioita yrittäjä haluaa tai osaa itse tehdä.
”Meillä on pääsääntöisesti niin sanottuja mappiasiakkaita. Olemme perinteinen tilitoimisto, joka pyörittää vielä paperia. Muutama asiakas käyttää sähköisiä järjestelmiä. Pienenä tilitoimistona pystymme helposti räätälöimään palvelut asiakkaiden toiveiden mukaan.”
Seurattavaa riittää
Jos yrittäjä päättää hoitaa taloushallinnon itse, Reponen muistuttaa, että silloin pitää perehtyä juridisiin asioihin, muistaa verojen maksun aikataulut ja seurata säädösten muuttumista.
Reponen on huomannut, että esimerkiksi arvonlisäveron alarajahuojennus on sellainen asia, jotka yrittäjä ei välttämättä tiedä ja siksi se saattaa jäädä hyödyntämättä.
”Jos maksetun arvonlisäveron määrä jää tiettyjen raja-arvojen alle, yritys saa verosta palautusta. Maksettavat arvonlisäverokannat ovat myös erilaisia. Sekin voi tulla uutena asiana, että arvonlisäveroa ei voi vähentää vaikkapa edustuskuluista, henkilökunnan lahjoista tai hotelliyöpymisten aamupaloista.”
Verotuskäytännöt ovat toiminimillä erilaisia kuin vaikkapa osakeyhtiöillä, mihin kannattaa perehtyä jo uuden yrityksen yhtiömuotoa valittaessa.
”Joskus etenkin toiminimiyrittäjille voi tulla yllätyksiä verottajan kanssa, jos heillä on vaikkapa vuokra- tai metsätuloja.”
Lisää seurattavia yksityiskohtia tulee, jos yrittäjä maksaa itse yrityksen palkat, vaikka käytössä olisikin palkka.fi-palvelu.
”Nykyään myös palkkojen ilmoittamisessa tulorekisteriin on omat kuvionsa.”
Räätälöityjä palveluita
Reposen yrityksessä mottona on, että olemme yrityksesi talousosasto. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että ovet ovat auki asiakkaille ja heitä ohjeistetaan tarpeen mukaan. Valtaosa asiakkaista on Mikkelin seudulta, joten heillä on matala kynnys asioida tilitoimistossa tarpeen mukaan. Asiakkaina on eri toimialojen eri kokoisia yrityksiä. Moni toiminimenä aloittanut yrittäjä on vuosien varrella muuttanut yhtiömuodoksi osakeyhtiön.
”Meillä on nykyään paljon asiakkaita, jotka hoitavat itse myynti- ja ostolaskunsa, mutta me teemme kirjanpidon, maksamme arvonlisäverot, teemme veroilmoitukset ja hoidamme tilinpäätöksen. Meillä on myös paljon asiakkaita, jotka haluavat, että tilitoimistossa tehdään kaikki taloushallintoon liittyvä. Moni asiakas kokee, että silloin he pystyvät keskittymään omaan tekemiseensä.”
Parhaillaan käydään vilkasta keskustelu yrittäjien YEL-eläkkeen maksusta. Moni yrittäjä riskeeraa tulevan eläkkeensä tason maksamalla eläkettä minimin mukaan.
”Kyllä YELin olisi oltava oikealla tasolla. Jos yrittäjä maksaa minimiä, niin hän ei myöskään sairastuessaan saa sairaspäivärahaa eli yksinyrittäjä jää silloin vaille tuloa. Yrittäjän pitäisi varmistaa, että YEL on sillä tasolla, ettei hänen elintasonsa vaarannu, jos jotain sattuu.”
Vastaan arkisin aina puhelimeen
Mikkelin keskustassa HUB Otonkulmassa Sil-Kas Oy -nimistä tilitoimistoa pyörittävä Tuula Leikas vastasi oman perheen vientiyrityksen taloushallinnosta vuosia ja maksoi parinkymmenen ihmisen palkat ennen kuin perusti tilitoimiston vuonna 2017.
”Verotus on kiinnostanut minua aina. Tilitoimistoyrittäjänä koen, että oman yrityksen kautta saatu oppi on ollut hyvä pohja myös tilitoimistoyrittäjyydelle.”
Hänen asiakaskuntaansa kuuluu etenkin teknologiateollisuuden sekä kuljetus-, IT-, rakennus-, ravintola- ja kaupan alan yrityksiä sekä luovien alojen tekijöitä. Suurin osa asiakkaista pyörittää osakeyhtiöitä.
Hänellä on alihankkija, joka hoitaa osan Helsingin asiakkaista. Hänen vinkkinsä tilitoimistoa kilpailuttavalle yrittäjälle on, että kannattaisi varmistaa, kuka hoitaa asioita yritykseen päin.
”Isoissa yrityksissä asiat voi ottaa lennossa kuka vain työntekijöistä hoidettavakseen. Pienemmät tilitoimistot pystyvät usein nimeämään yritykselle oman yhteyshenkilön.”
Hän muistuttaa, että tilitoimiston asiantuntemuksesta voi hyötyä etenkin verotusasioissa.
”Nyt kun verottaja pyrkii reaaliaikaisuuteen, se voi lisätä yrittäjän hallintoon käyttämää työtä eli kannattaa miettiä, paljonko aikaa on käytettävissä taloushallinnon hoitamiseen ja mistä se on mahdollisesti pois.”
Tilitoimistosta saa varmuuden
Leikkaalla on asiakkaita, jotka tekevät myös tilinpäätöksen itse, mutta hän yleensä tarkistaa, että tilipäätöskirjaukset ja muun muassa arvonlisäverot oikein, eikä ole vähennetty arvonlisäveroja sellaisista hankinnoista, mistä niitä ei voi vähentää.
”Monet asiakkaat haluavat, että joku ulkopuolinen katsoo läpi tilinpäätökset.”
Leikkaan asiakkaat käyttävät hyvinkin erilaisia sähköisiä järjestelmiä.
”Itse hyödynnän aina sitä järjestelmää, jonka asiakkaani on valinnut. Myös sähköisten järjestelmien kilpailutuksessa kannattaa olla tarkkana, että osaa valita sellaisen, mistä on aitoa hyötyä, eikä maksa turhista ominaisuuksista. On toki edelleen myös asiakkaita, jotka eivät halua käyttää sähköisiä järjestelmiä, vaan toimittavat aineistoa paperilla, sähköpostitse tai tallentavat sitä pilvipalveluihin.”
Monet tilitoimistot hyödyntävät myös kuittien tallennukseen sovelluksia, joihin kuvataan puhelimella kuitit talteen.
”Tässäkin pitää tietysti olla ihminen, joka sitoutuu käsittelemään kuitit sovitussa sovelluksessa.”
Leikas on erikoistunut auttamaan asiakkaitaan vientikauppaan liittyvissä taloushallinnon asioissa. Hän työskenteli aikanaan ELY-keskuksessa Kuopiossa ja pystyy avittamaan asiakkaitaan myös kotimaisten ELY-rahoitusanomusten teossa ja on osallistunut kv. hankkeiden raportointiin.
”Hankeraportointi on minulle tuttua, joten sitä on tullut tehtyä myös asiakkaille.”
Palvelujen hinnoittelussa eroja
Leikas arvelee, että usein yrittäjä valitsee tilitoimiston suosittelun perusteella.
”Joskus törmää siihen, että asiakas on kuvitellut, että isoissa toimistoissa osataan asiat parhaiten. Niissä on kuitenkin yleensä kiire, joten asiakkaiden neuvominen on pois muusta työajasta. Pienissä toimistoissa on usein varauduttu neuvomaan ja tietoa löytyy monesta muustakin paikasta, kuten tilintarkastajilta, verottajalta, yrittäjäjärjestöltä ja neuvontaorganisaatioilta.”
Tilitoimistojen kilpailutusvaiheessa hän suosittelee, että kannattaa etukäteen varmistaa, pohjaako hinnoittelu tunti- vai kuukausiveloitukseen.
”On hyvä tietää, maksaako ohjaus mitä. Jos puhelinsoitosta veloitetaan, niin 15 minuuttia on yleensä minimi. Monet tilitoimistoyritykset myyvät myös kokonaisia palvelupaketteja. Itse veloitan kaikesta, mitä teen ns. paperille, mutta puhelinkeskusteluja tai lyhyitä poikkeamisia toimistolla en veloita.”
Aloittaville yrittäjille hän myös vinkkaa, että kassa kannattaa pitää kunnossa.
”Ihan aluksi pitää tehdä itselleen selväksi, onko kyse päätoimisesta yrittäjyydestä vai harrastamisesta. Kannattaa miettiä, mitä laskuja voi venyttää ja tarvittaessa käyttää sähköisiä faktoring-palveluja. Myös yrityksen taseita ja tuloslaskelmia on syytä seurata, vaikka monilla yrittäjillä onkin hyvä tuntuma siihen, missä mennään.”
Tilitoimistolta saa arvokkaita vinkkejä
”Tilitoimisto säästää yrittäjän aikaa oikeisiin asioihin, varmistaa kirjanpidon oikeellisuuden ja lopulta säästää mahdollisesti yrittäjälle rahaakin”, Mikkelin seudun Uusyrityskeskuksen yritysneuvoja Sanna Paavilainen tiivistää.
Hän suosittelee kaikille yritystä perustaville tilitoimiston tai kirjanpitäjän palveluita.
”Moni aloittava yrittäjä on lukujen kanssa tosi epävarma. Asiaa voi miettiä oman ajansäästönkin kannalta, että mitä tilitoimisto maksaa kuukaudessa ja miten paljon aikaa itse voisi joutua käyttämään samojen asioiden hoitoon. Jos säästyvät tunnit käyttää omaan erikoisosaamiseen ja sen myyntiin, se tuottaa yritykselle takuulla enemmän.”
Jos yrittäjä ei ymmärrä kunnolla tilinpitoasioita, siinä piilee virheiden vaara.
”Kumuloituessaan virhe voi maksaa paljon ja siinä vaiheessa on sitten kuitenkin ostettava tilitoimistopalvelut.”
Hän muistuttaakin, että tilitoimistoilta ja kirjanpitäjiltä saa hyviä vinkkejä vaikkapa verotuksesta, yrityksen kuluista ja poistoista.
”Tällaisilla hyvillä vinkeillä saattaa säästää äkkiä vuodenkin tilitoimistomaksut.”
Kansikuva: Rikata Oy:n osakas Katri Reposen työpiste on Mikkelin Graanilla
Teksti ja kuvat: Päivi Kapiainen-Heiskanen