Mistä oikein aloitan, kun pitäisi rekrytoida? Jos et ole vähään aikaan etsinyt uutta työntekijää tai haluat petrata yrityksesi rekrytointia, nämä 6 vinkkiä ovat sinulle.

Pienyrittäjänä rekrytointi saattaa tuntua haastavalta, erityisesti jos yrityksessäsi ei ole HR-päällikköä ja hoidat rekrytoinnin ihan itse. Tämä blogikirjoitus antaa sinulle selkeät ohjeet siitä, miten aloitat rekrytointiprosessin, pidät hakijat ajantasalla ja varmistat, että löydät parhaan mahdollisen työntekijän.

1. Määrittele työtehtävä ja työnkuva

Ensimmäinen askel rekrytoinnissa on selvittää, mitä työtehtävää olet täyttämässä. Kirjoita ylös, mikä työtehtävä on kyseessä ja millainen työnkuva siihen liittyy. Tarkenna myös, mitä käytännössä odotat työntekijän tekevän päivittäin. Tämä auttaa sinua myöhemmin laatimaan selkeän ja houkuttelevan työpaikkailmoituksen. (Ja auttaa sinua tekemään tarkistuslistan perehdytystä varten.

2. Kerro palkkauksesta ja työsuhde-eduista

Päätä etukäteen, millaisen palkan ja työsuhde-edut olet valmis tarjoamaan. Tämä tieto on tärkeä sisällyttää työpaikkailmoitukseen, jotta hakijat tietävät, mitä odottaa ja voivat arvioida, onko tehtävä heille sopiva. Ole realistinen ja reilu kompensaation suhteen – hyvä palkka ja edut houkuttelevat päteviä hakijoita.

3. Selkeä rekrytointi-ilmoitus

Kun kirjoitat rekrytointi-ilmoituksen, kerro selkeästi, mitä yrityksesi tekee. Vaikka olisit tunnettu tekijä kaupungissa, paras hakija saattaa olla paluumuuttaja tai niin nuori, että yrityksesi ei ole ennalta tuttu. Älä siis oleta, että kaikki tietävät yrityksesi. Selkeä ja informatiivinen ilmoitus auttaa houkuttelemaan oikeita hakijoita.

4. Systemaattinen hakemusten käsittely

Kun saat hakemuksia, käy ne rivakasti läpi. Yksi hyvä tapa on jakaa hakemukset kolmeen pinoon: kyllä, ei, ehkä. Kyllä-pinosta valitset hakijat, jotka haastattelet. Tulosteet ovat helppoja lukea ja niihin voi kirjata marginaaliin kommentteja. Muista hävittää paperit jälkikäteen turvallisesti, jotta hakijoiden henkilötiedot pysyvät turvassa.

5. Ota yhteyttä kaikkiin hakemuksen lähettäneisiin

Kun olet tehnyt rekrytointipäätöksen haastattelujen jälkeen, ota yhteyttä myös niihin hakijoihin, joita et valinnut. Jos hakijoita on vain muutama, on ihan fiksu tapa soittaa jokaiselle henkilökohtaisesti. Sähköpostiviesti on myös hyvä, kunhan vain muistat vastata jokaiselle ja kertoa tilanteen.

Esimerkki kiitos ei -viestistä:

Hei!

Saimme sinulta työhakemuksen, lämmin kiitos siitä. Olemme nyt valinneet haastateltavat [TAI jatkoon menijät TAI uuden työntekijän] xxxxx-tehtävään. Vaikka hakemuksesi ei tällä kertaa menestynyt, haluamme kiittää sinua ajastasi ja kiinnostuksestasi yritystämme kohtaan.

Kesäterveisin,
[Omat yhteystietosi]

Valitettavan usein yritykset jättävät kiireessä nämä ei kiitos -viestit kirjoittamatta. Älä tee samaa virhettä – kohtelias viesti jättää hyvän vaikutelman ja saattaa kannustaa hyviä hakijoita hakemaan uudelleen tulevaisuudessa.

6. Sähköpostiosoite rekrytointia varten

Vinkkinä on ottaa käyttöön yrityksellesi oma rekrytointisähköpostiosoite, esimerkiksi rekry@yritysabc.fi. Tällaisen osoitteen saa yleensä samaan hintaan nykyiseen sähköpostisovellukseen.

Asenna automaattinen vastausviesti, jossa kiität hakemuksesta ja kerrot, että palaat asiaan mahdollisimman pian. Viesti voi olla esimerkiksi seuraava:

Hei ja kiitos hakemuksestasi. Palaamme asiaan mahdollisimman pian.

Jos sinulle herää kysymyksiä, voit soittaa numeroon 12345678 arkisin klo 8-16 välisenä aikana. 

Terveisin, Matti Meikäläinen, yrittäjä

Jos palkkaat työntekijöitä vain kausiluontoisesti, voit lisäksi kertoa siitä vaikkapa näin: Haemme nyt työntekijöitä erityisesti kesäkaudelle ja hakemusten käsittely voi kestää. Pyydämme ymmärrystä. Tai: Talvikaudella työtehtäviä ei ole tarjolla, joten vastaamme sinulle maaliskuun aikana, silloin alkaa selvitä kesäkauden tilanne.

Yhteenveto

Rekrytoinnin ei tarvitse olla monimutkaista, vaikka sinulla ei olisi henkilöstöasioiden osaajaa apunasi. Selkeä suunnitelma, hyvä viestintä ja hakijoiden kohtelias käsittely auttavat sinua löytämään oikean työntekijän yritykseesi.

Pidä nämä vinkit mielessäsi ja onnea rekrytointiprosessiin!

Teksti: Anna Virrantaus

Osaajaportti-hanke yhdistää työnhakijat ja rekrytoivat yritykset tavoitteenaan tehdä Mikkelin seudusta entistä vetovoimaisempi työllisyysalue. Käytännössä hankkeella tuetaan alueen yritysten rekrytointiprosesseja ja niiden kehittämistä, yhdistetään työnhakijat ja työpaikat sekä rakennetaan uusia verkostoja tukemaan yritysten rekrytointia. Yhteistyötä hankkeessa tehdään Mikkelin seudun työllisyyden kuntakokeilun ja TE-toimiston kanssa samalla vahvistaen muiden sidosryhmien osallisuutta kokonaisvaltaisesti. Hanketta rahoittava viranomainen on Elinkeino-, ympäristö- ja liikennekeskus ja hanke on Euroopan Unionin osarahoittama.