Rekrytoinnin ammattilaiset kertovat, kuinka työntekijän valinta etenee onnistuneesti ja miten rekrytoinnin jälkihoito tehdään mahdollisimman sulavasti.

Teksti: Elina Jäntti

Miten onnistuisi rekrytoimaan yritykseen ne pätevimmät ja sopivimmat osaajat?

Tässä kaksiosaisessa juttusarjassa avataan onnistuneen rekrytoinnin osa-alueita Pemamek Oy:n henkilöstöjohtajan ja vuoden 2020 rekrytoijana palkitun Niina Nurmen sekä henkilöstöpalveluyritys Baronan rekrytointikonsultti Mervi Leinosen kanssa.

Mitä vaaditaan hyvältä rekrytoijalta?

– Hyvä rekrytoija on kiinnostunut ihmisistä. Hänellä on empatiakykyä ja kykyä asettua toisten ihmisten asemaan. Hyvä kuuntelemisen taito on myös tärkeä: haastattelutilanteessa tarvitaan ymmärrystä siitä, mitä hakija sanomisillaan tarkoittaa, ja mikä hakijaa motivoi, Niina Nurmi pohtii.

Pemamekissa rekrytoinnit tehdään usein tiimissä, jossa on mukana sekä HR-puolen eli henkilöstöpuolen ihminen, joka kysyy työnhakijalta yleisempiä ja motivaatioon liittyviä kysymyksiä, sekä rekrytoiva esihenkilö, joka kartoittaa enemmän hakijan substanssia ja työhön liittyvää osaamista. 

Kuinka työntekijän valinta etenee onnistuneesti?

Työhaastatteluissa kannattaa Mervi Leinosen mukaan varmistaa ainakin nämä asiat: Onko hakijalla oikeanlaista osaamista? Kohtaavatko hakijan palkkatoive ja tehtävän palkka toisensa? Mikä hakijaa motivoi tehtävään? Pystyykö hän sitoutumaan tehtävään pidempiaikaisesti?

Avoimuutta vaaditaan paitsi hakijalta myös rekrytoijalta.

– Sopivan työntekijän valinnassa korostuvat sekä työnhakijan että työnantajan avoimuus. Paras tapa löytää tekijää ei ole, että työnantaja vain kehuu kauheasti itseään. Kannattaa olla rehellinen ja kertoa, mitkä ovat työn haasteet ja hyvät puolet, jotta tuleva työntekijä tietää, mihin olisi tulossa.

– Jos molemmat ovat avoimia tehtävän ja osaamisensa suhteen, sopivin match yleensä löytyy, Leinonen sanoo.

Myös Niina Nurmen mukaan hakijalta pitää voida odottaa rehellisyyttä.

– Rekrytointiprosessin lähtökohta on, että henkilö on mukana aidosti omana itsenään. Kun etsimme Pemamekille työntekijöitä, etsimme yleisesti ihmisiä, jotka voivat rehellisesti vakuuttaa, että heidän omat urasuunnitelmansa vastaavat paikkaa, jota olemme hakemassa.

Jos hakemuksessa on listattu suosittelijoita, Mervi Leinonen kehottaa soittamaan heidät läpi.

– Suosittelijoiden tarkastussoitot auttavat usein hahmottamaan lisää hakijasta. Suosituksiin pitää silti suhtautua sopivalla lähdekriittisyydellä.

Jos rekrytointi on ulkoistettu ammattimaiselle rekrytoijalle, haastatteluissa voidaan käyttää tehtävästä riippuen psykologisia tai toiminnallisia testejä. Oma osansa on silti myös intuitiolla.

– Jos tärkeimmät asiat osuvat kohdalleen, kannattaa myös luottaa omaan intuitioon: sopiva ihminen on se, kenen kanssa homma tuntuu natsaavan ja kuka tuntuu sopivalta, Leinonen sanoo.

Nurmi muistuttaa, että liian tiukkaa kuvaa ihanteellisesta työntekijästä ei lopulta kannata pitää mielessä. Ihannehakijoita voi olla monenlaisia.

– Rekrytoinnissa sorrutaan helposti siihen, että etsitään täydellistä kumppania. Epäsopivaa työntekijää ei toki kannata valita, mutta työyhteisö voi kärsiä siitäkin, jos ollaan pitkään alimiehityksellä ja vain etsitään täydellistä työntekijää.

– Kannattaa listata muutamia avaintekijöitä, joita tekijältä haluttaisiin. Usein riittää, että henkilö täyttää osan vaadituista ominaisuuksista – ja tärkeää myös on, että hän sopii hyvin tiimiin ja työpaikan kulttuuriin. Kannattaisi muistaa, että aika harvaan tehtävään löytyy heti valmista tekijää, vaan usein työtehtävään liittyviä asioita oppii vain tekemällä.

Miten rekrytoinnin jälkihoito kannattaa tehdä?

Aktiivinen viestintä on työnantajamielikuvan kannalta tärkeää paitsi kun haetaan työntekijää, mutta myös rekrytoinnin edetessä ja päättyessä.

– Hakijoille kannattaa ilmoittaa aina, kun on tehty ratkaisuja: kun edetään rekrytoinnin seuraavaan vaiheeseen, mutta myös heille, jotka eivät tulleet valituksi jatkoon, Mervi Leinonen toteaa.

Jos hakija ei saa koskaan palautetta, miten oma hakemus eteni rekrytointiprosessissa, se ei luo hyvää mielikuvaa työnantajasta.

– Hyvää kuvaa luo sen sijaan henkilökohtainen ja enemmän palautetta sisältävä viesti, Leinonen sanoo.

Jos kaikille ei-valituille lähetetään samanlainen massaviesti, siinä on ainakin kerrottava, miten haku eteni.

– Kiitosviesti ja palaute heille, jotka nipinnapin tippuivat esimerkiksi haastatteluihin pääsystä, luo hyvän kokemuksen hakemisesta. Jos rekrytoinnin etenemisestä tai päättymisestä ei koskaan ilmoiteta, jää hakijalle työnhausta huono maku, mikä ei ainakaan motivoi hakemaan myöhemmin uudestaan, Leinonen sanoo.

Hakijoille kielteisistä päätöksistä ilmoittaminen on Niina Nurmen mukaan rekrytoinnin tylsin osuus.

– Ikäviäkin päätöksiä joutuu rekrytoinnissa tekemään. Kaikille haastatelluille on hyvä soittaa puhelimitse ja antaa tarkempi palaute. Jos lopuille joudutaan lähettämään massavastaus, siihen kannattaa lisätä, että hakija voi halutessaan kysyä lisätietoja prosessista. Tämä usein parantaa kuvaa työnantajasta.

Vielä rekrytoinnin päätyttyä hakemuksia voi käydä läpi.

– Usein hakemusten joukosta löytyy hyviä hakijoita, joita ei syystä tai toisesta ole otettu haastatteluun. Hakemuksia kannattaa kartoittaa yrityksen sisällä laajemminkin, koska joskus rannalle jäänyt hyvä hakija voikin sopia johonkin toiseen avoimeen tehtävään, Niina Nurmi muistuttaa.

Yritysten kannattaisi Niina Nurmen mukaan kannustaa hakijoita lähettämään myös avoimia hakemuksia – myös silloin, kun rekrytointiprosessi ei varsinaisesti ole ajankohtainen.

– Voi vaikka välillä ilmoitella yrityksen some-kanavissa, että meillä ei ole nyt paikkoja auki, mutta otamme mieluusti avoimia hakemuksia. Tilanteet voivat aina muuttua, jolloin on hyvä, että avoimia hakemuksia on jo olemassa.

5 x onnistuneen rekrytoinnin perusteet Niina Nurmen mukaan:

1 Suunnittele rekrytointiprosessi huolella.
Ole varma siitä, mitä olet hakemassa.

2 Ole aito jo ilmoitusvaiheessa.
Työpaikkailmoituksen pitää olla riittävän selkeä ja totuudenmukainen.

3 Luovu ennakko-oletuksista.
“Joskus rekrytoinnissa sorrutaan ajattelemaan, että työhön ei kannata haastatella vaikkapa toisella puolella Suomea asuvaa hakijaa. Tällaiset olettamukset voivat olla aika vaarallisia: moni on valmis muuttamaan työn perässä. Koskaan ei voida tietää, mistä löytyy se sopivin tekijä.”

4 Ole nopea ja reagoi.
Nykyaikana työnhakijat odottavat työnantajalta nopeita päätöksiä ja väliaikatietoja. Yrityksen imagolle voi tehdä hallaa ja hyviä hakijoita voidaan menettää, jos päätöksiä jäädään pohtimaan liikaa.

5 Panosta työhaastatteluun.
Kysy olennaisia kysymyksiä ja kuuntele huolella, mitä hakija vastaa. Myy haastattelussa myös yritystä.

Tämä juttu on toinen osa kahden jutun sarjasta. Juttusarjan ensimmäisessä osassa pohdittiin, miten rekrytointiprosessi kannattaa aloittaa ja millaisia elementtejä on loistavassa työpaikkailmoituksessa.

Kansikuvassa rekrytointikonsultti Mervi Leinonen, Barona Oy