Rekrytoinnin ammattilaiset kertovat, miten rekrytointiprosessi kannattaa aloittaa ja millaisia elementtejä on loistavassa työpaikkailmoituksessa.

Teksti: Elina Jäntti

Pätevien työnhakijoiden houkuttelu on tänä päivänä vaikeampaa kuin koskaan.

Nykypäivän rekrytoinneissa on osattava hallita monta asiaa: Työpaikkailmoitusten on oltava monimuotoisia. Ilmoitukset on kohdistettava oikeille osaajille. Hakijaviestinnän pitää olla toimivaa ja oikea-aikaista. Työnhakuprosessin on tapahduttava helposti ja sujuvasti.

Tässä kaksiosaisessa juttusarjassa avataan onnistuneen rekrytoinnin osa-alueita Pemamek Oy:n henkilöstöjohtajan ja vuoden 2020 rekrytoijana palkitun Niina Nurmen sekä henkilöstöpalveluyritys Baronan rekrytointikonsultti Mervi Leinosen kanssa.

Molemmilla asiantuntijoilla on hyvät meriitit rekrytoinnista: Niina Nurmen johdolla Pemamek on rekrytoinut viime vuosien aikana satoja ammattilaisia niin tuotannon työtehtäviin kuin asiantuntija- ja johtopaikkoihin. Mervi Leinonen puolestaan rekrytoi ammatikseen työntekijöitä eri toimialoille ja erityisesti niin sanotuille koville aloille, kuten teollisuus-, rakennus-, logistiikka- ja tekniikka-aloille,  Joensuun alueen isoista kansanvälisistä yrityksistä pieniin yrityksiin.

Kuinka rekrytointi kannattaa aloittaa?

Onnistuneen rekrytointiprosessin lähtökohta on hyvä suunnittelu.

– Vaikka rekrytoinnin alkutyö vie aikaa, on tosi tärkeä, että se tehdään huolella, henkilöstöpäällikkö Niina Nurmi sanoo.

Nurmella tiimeineen on tapana listata ennen varsinaisen rekrytoinnin aloitusta esimerkiksi näitä asioita: Mikä on rekrytoinnin tavoite? Mikä on se työrooli, mihin yritys työntekijää tarvitsee? Millaista työntekijää etsimme?

– Työnkuvaus haettavaan roolin pitää olla hyvin valmisteltu ennen kuin tehdään työpaikkailmoitusta, muuten oikeaa osaajaa tai osaajia on vaikea löytää. Itse tykkään myös ajatella alkuvaiheessa pidemmälle: Sen lisäksi, että pohditaan, mitä työtehtävissä pitäisi saada aikaan tällä hetkellä, pohdin, mitä niissä pitää saada aikaan tulevaisuudessa, Nurmi sanoo.

Rekrytoinnin tavoitteet käydään yleensä läpi rekrytoivassa tiimissä, johon kuuluvat myös rekrytoitavan esihenkilö ja usein hänenkin esihenkilönsä.

– Kannattaa kysyä myös tiimiltä, johon ollaan rekrytoimassa, mitä mieltä he ovat tulevasta työkaveristaan: millaista osaamista ja kaveria tiimiin tarvittaisiin.

Myös henkilöstökonsultti Mervi Leinonen suosittelee, että työnantajan kannattaa aluksi määritellä omat tarpeensa hyvin tarkkaan.

– Määrittele työtehtävän vaatimuksia, sitä, millainen tehtävä on kyseessä, ja millaista osaamistasoa tulevalta tekijältä vaaditaan. Jos rekrytointi on ulkoistettu, tarpeiden ja toiveiden tarkka määrittely on tärkeässä osassa, jotta rekrytoija ymmärtää, millaiseen tehtävään työntekijä on menossa ja millainen persoona parhaiten sopisi työtehtävään.

Missä aikataulussa kannattaa edetä?

Alkutyöt kannattaa aloittaa useampi kuukausi ennen työsuhteen alkua, erityisesti jos rekrytoinnin tarve on sesonkiluontoinen.

– Tällöin ehditään käymään hakijat läpi ja kartoittamaan parhaat hakijat hyvin. Toki joskus työvoiman tarve voi tulla tosi nopeasti, ja silloin on vain edettävä nopeammalla aikataululla, Mervi Leinonen sanoo.

Aikataulun osalta kannattaa pohtia myös, tehdäänkö työhaastatteluita jo hakuajan rullatessa vai siirrytäänkö haastatteluihin vasta kun hakuaika on kokonaan päättynyt. Usein työvoiman tarve määrittelee, missä vaiheessa haastattelut kannattaa tehdä.

Rekrytoinnin aikataulu on syytä ilmoittaa myös työpaikkailmoituksessa.

– Se, että työnhakijat ovat tietoisia haun kulusta, on osa hyvää hakijakokemusta. Hakijan on hyvä tietää, minkä verran on aikaa hakea ja lyhentyykö hakuaika, jos sopiva tekijä löytyy jo aikaisemmin. Joskus haku venyy, ja sillloinkin on tärkeää pitää hakijoita ajan tasalla, Leinonen toteaa.

Millainen on onnistunut hakuilmoitus?

Hyvässä työpaikkailmoituksessa työnkuva on määritelty tarkasti, jotta hakijat tietävät, mihin ovat hakemassa.

– Keskity huolella työnkuvauksen määrittelyyn. Asetu lukijan eli työnhakijan asemaan: työnhakija haluaa tietää, voiko hän täyttää työn vaatimukset. Ilmoituksen perusteella hän päättää, hakeeko työtä vai ei, Niina Nurmi muistuttaa.

Työpaikkailmoitus kannattaa personoida samalla tavalla kuin työnhakijan täytyy personoida oma hakemuksensa. Teksti kannattaa räätälöidä hakijakunnan näköiseksi.

– Onnistunut ilmoitus on hyvällä tavalla työnantajan ja toivotun hakijan näköinen, jolloin se herättää toivottujen hakijoiden kiinnostuksen, Mervi Leinonen sanoo.

Aitous on tärkeää. Kun kerrot rekrytointi-ilmoituksessa aidosti, millaista ehdokasta haetaan ja millaiseen tehtävään, hakijalle ei synny harhaanjohtavia käsityksiä työtehtävästä.

– Jos työssä ei  lähtökohtaisesti ole etenemismahdollisuuksia, sitä ei kannata ilmoitukseen laittaa, Niina Nurmi sanoo.

Myös eduista kannattaa kertoa rehellisesti.

– Miten työssä on huomioitu etätyömahdollisuus, työturvallisuus, ekologisuus ja työhyvinvointi? Kaikki nämä ovat tämän päivän trendejä, joista hakijat ovat kiinnostuneita, Mervi Leinonen muistuttaa.

– Varsinkin jos edustaa alaa, jossa on työntekijän markkinat, voi olla hyvä keskittyä tuomaan esille työpaikan tarjoamia mahdollisuuksia, hakijaan kohdistuvien odotusten sijaan. Tällöin voi saada parhaat tekijät ohjautumaan työpaikkaan, Leinonen sanoo.

Tyypilliset mokat hakuilmoituksissa?

Millainen sitten on huono hakuilmoitus?

– Huonosti kirjoitettu ilmoitus ei selitä työnkuvaa riittävän selkeästi. Hyvä ilmoitus ei ole sellainen, joka tehdään aina samaan pohjaan eikä mietitä yhtään millaiselle kohderyhmälle sitä tehdään, Mervi Leinonen sanoo.

– Joskus syy voi olla siinä, että työnkuvaa ei ole määritelty riittävän tarkasti ja asian eteen ei ole nähty vaivaa. Tällöin myöskään työnhakijan odotukset tehtävää kohtaan eivät ole oikeanlaiset, ja silloin rekrytointi ei ole niin onnistunut.

Niina Nurmen mukaan joskus näkee ilmoituksia, jotka on vedetty liian överiksi tai joissa on matkittu muita huonolla menestyksellä.

– Esimerkiksi ihan tavallisiin tehtäviin haetaan supersankareita ratkomaan maailmankaikkeuden ongelmia. Tämäntyyppiset ilmoitukset toimivat ehkä luovilla aloilla, mutta ei välttämättä kovin monilla muilla. Jos työhön haetaan esimerkiksi teknistä asiantuntijaa, ilmoituksessa täytyy olla faktaa ja tärkeimmät pointit selkeästi ilmaistuna, Niina Nurmi pohtii.

Missä kannattaa ilmoittaa?

Hakuilmoitus kannattaa laittaa sellaisiin kanaviin, joista ilmoituksen kohderyhmät tavoittaa.

– Ilmoitusta ei kannata laittaa automaattisesti vain johonkin, missä on ilmoiteltu ennenkin, vaan mieti, missä kohderyhmää liikkuu, Niina Nurmi neuvoo.

– Vakiopaikat ovat tietysti yrityksen nettisivut ja sosiaalisen median kanavat. Se, missä muualla kannattaa ilmoittaa, riippuu siitä, mistä tavoittaa potentiaalista porukkaa.

Nuoremmat työnhakijat lukevat ilmoituksia enemmän somessa. Eri alojen ammattilaiset löytää LinkedInistä tai eri ammattipohjaisista hakukanavista. Pitkän linjan osaajia voi tavoitella lehti-ilmoituksen kautta.

– Lehti-ilmoittelu on suppeamman lukijakunnan näkyvissä, mutta voi tavoittaa alueellisesti hyvin, Niina Nurmi sanoo.

Myös ilmoituksen hakualusta on nykyisin erittäin tärkeä. Hakemisen on oltava mahdollisimman helppoa.

– Esimerkiksi nuoremmat hakijat innostuvat nykyisin videohakemusten tekemisestä. Mieti, löytyisikö jokin alusta, johon hakija voi tehdä videohakemuksen. Valmiita, edullisia, yrityksille sopivia hakualustoja on olemassa.

Ota huomioon, että kaikki hakualustat eivät aina toimi kovin sujuvasti mobiiliversioina, vaikka iso osa hakijoista kuitenkin etsii töitä mobiililaitteilla. Tarkista, miltä ilmoituksen mobiiliversio näyttää.

Jos rekrytointi on mahdollista ulkoistaa, hakijamarkkinointia voidaan tehdä laajemminkin, tai tehdä headhuntingia eli suorahakua, jolla voidaan tavoittaa asiantuntijoita, jotka eivät ole vapailla työmarkkinoilla ilmoituksia selaamassa.

Miten paikallinen yritys voi löytää hyviä tekijöitä laajempaa?

Viime vuosina kilpailu hyvistä työntekijöistä on kiihtynyt. Miten paikalliset yritykset voisivat vastata kilpailuun?

– Ilmoitukseen voi hyvin lisätä maakuntanäkemystä tai kaupunki-infoa: miksi esimerkiksi Etelä-Savoon kannattaisi tulla kauempaakin. Ilmoituksessa voi kertoa, mitä hyviä puolia maakunnasta löytyy, jolloin myös paluumuuttajat voivat kiinnostua. Yrityksen lisäksi pitää myydä myös paikkakuntaa, Mervi Leinonen muistuttaa.

Tämä juttu on ensimmäinen osa kahden jutun sarjasta. Juttusarjan toisessa osassa pohditaan onnistunutta työntekijän valintaa ja rekrytoinnin jälkihoitoa.

Artikkelikuvassa: Vuoden 2020 rekrytoijana palkittu Niina Nurmi (kuvaaja Jarkko Relander)